Orice proiect de anvergura care genereaza schimbari organizationale trebuie sustinut printr-un management bine fundamentat. Metodologia standard de implementare pe care o practicam prespune parcurgerea urmatorilor pasi, care urmeaza a fi detaliati de catre echipa comuna (reprezentantii Dumneavoastra – reprezentantii EBS) de implementare:

Rezultat: clientul este pregatit sa utilizeze efectiv sistemul integrat în activitatile sale si sa îl exploateze în vederea obtinerii celor mai bune rezultate.

În urma specificatiilor trimise clientului, acesta stabileste structura echipei de proiect care va lucra împreuna cu echipa EBS pe tot parcursul derularii procesului de implementare. Rolurile si responsabilitatile diferitilor participanti la proiect sunt evidentiate pe masura planificarii resurselor.

Sedinta de demarare a proiectului trebuie sa aiba loc în cel mult 30 de zile de la semnarea contractului de vânzare-cumparare. Desfasurarea sedintei are la baza "Ghidul de desfasurare a sedintei de demarare a proiectului de implementare", în care regasim teme de discutie referitoare atât la procesul de implementare, cât si la colaborarea dintre EBS si client. Sedinta de demarare a proiectului de implementare are loc la sediul clientului.

Este format un comitet de supervizare EBS si un comitet de supervizare a clientului, prin implicarea activa a reprezentantilor cheie EBS si a reprezentantilor cheie ai clientului. Rolul aceastor comitete este de a monitoriza întregul proces de implementare si de a interveni si lua masuri pentru evitarea sau rezolvarea problemelor aparute .

Analiza preliminara va avea la baza un "Ghid de desfasurare a analizei preliminare", care va contine problemele ce trebuie abordate în cadrul analizei pentru obtinerea informatiilor pe baza carora sistemul Clarvision va fi parametrizat. Cu ajutorul informatiilor obtinute în urma analizei preliminare, echipa EBS va elabora "Planul de proiect". Tot în cadrul analizei preliminare consultantii tehnici EBS verifica infrastructura hardware si software a clientului si fac recomandari pentru asigurarea unei infrastructuri propice instalarii sistemului Clarvision.

În etapa de organizare a proiectului se stabilesc obiective specifice, realiste si definite în timp. Elaborarea unei variante grafice (tip calendar) a timpilor alocati etapelor stabilite în cadrul proiectelor ajuta la constientizarea mai buna de catre membrii echipei a termenelor stabilite.

Pregatirea unui plan de proiect care îndeplineste cerintele si stabileste ritmul întregului proiect este un efort de echipa, în care initiativa apartine echipei EBS iar rezultatul final este stabilit de echipa clientului. Planul poate fi modificat în timp, datorita elementelor neprevazute care pot apare în procesul de implementare, astfel ca o administrare eficienta a acestuia este absolut necesara pentru reusita întregului proces.

Dupa elaborarea PPI urmeaza validarea acestuia de catre echipa de proiect a clientului. Aceasta validare va avea loc în cadrul unei sedinte si se va finaliza prin semnarea în doua exemplare a PPI de catre cele doua echipe, precum si de catre comitetele de supervizare ale celor doua firme.

Pe baza "Ghidului de desfasurare a analizei detaliate", echipa clientului va pune la dispozitia echipei EBS documentele cerute, si tot în baza acestuia se va desfasura analiza în detaliu a proceselor economice identificate în cadrul analizei preliminare.

Procesele de afaceri existente si viitoare sunt supuse unei analize detaliate. Toate documentele interne si externe ce urmeaza sa fie generate de sistem, inclusiv rapoartele cerute de client si rapoartele cerute de legislatia în vigoare sunt create în cadrul acestei etape.

Obiectivul acestei etape este de a construi un prototip deplin functional al noului sistem. Procesele economice identificate, pasii procesului tehnologic si legaturile interdepartamentale sunt analizate cu atentie pentru a dezvolta o metoda de lucru logica si omogena.

Bazându-se pe acest prototip, echipa de implementare poate proiecta parametrizarea exacta a sistemului Clarvision. Pe lânga prototipul functional, în cadrul raportului de analiza regasim si o serie de procese economice, proceduri de lucru si instructiuni de folosire.

La sfârsitul fazei de elaborare a prototipului functional se revizuiesc problemele nerezolvate si se analizeaza eventuala necesitate de modificare a Planului de proiect. Schimbarea controlului poate avea loc în orice moment pe parcursul derularii proiectului, dar în acest moment al implementarii acordam o atentie deosebita tuturor problemelor existente.

Aceasta etapa are la baza informatiile culese în cadrul analizei detaliate. Prototipul functional este o serie de proceduri de utilizare a sistemului Clarvision conform specificatiilor clientului. Documentatia prototipului ajuta utilizatorii în folosirea sistemului Clarvision. În cadrul prototipului functional se detaliaza si în cadrul documentatiei se prezinta functionalitati noi dezvoltate dar si parametrizarea sistemului în functie de cerintele clientului.

Consultantii tehnici EBS verifica interfata astfel încât sa corespunda cu recomandarile facute în cadrul analizei preliminare. În urma acestei verificari se face instalarea MS SQL Server.

În urma instalarii MS SQL Server, se va instala sistemul Clarvision atât pe server cât si pe statiile de lucru

În urma analizarii legaturii existente la client se va propune o varianta de legatura la distanta (prin modem sau prin provider de internet).

Un prim pas în pregatirea fisierelor presupune identificarea structurii bazei de date existente la client si preluarea acesteia, în cazul în care migrarea datelor se face de catre echipa EBS. Scopul preluarii bazei de date de la client este acela de a pregati datele pentru fisierele .XLS si ulterior pentru preluarea acestor fisiere în sistemul Clarvision.

Din nevoile clientilor trebuie identificate tipurile de informatii care se doresc a fi importate. Pentru fiecare tip de informatie se face câte o procedura de migrare a datelor. Exemplu: facturi în sold, stocuri, avansuri de trezorerie în sold, avize în sold ,etc. În prezent exista proceduri de migrare pentru importul automat al urmatoarele tipuri de informatii: depozite, unitati de masura, grupe de articole, articole, grupe de terti, clienti, furnizori, stocuri, facturi în sold clienti, facturi în sold furnizori, avansuri spre decontare în sold, balanta de verificare analitica.

Toate aceste proceduri urmeaza sa fie testate din punct de vedere al componentei fisierelor de catre consultantii functionali ai EBS. Va exista un document care va contine explicatii referitoare la completarea acestor fisiere.

Odata ce aceste fisiere de transfer sunt completate cu datele din aplicatia veche, acestea sunt prelucrate cu ajutorul unei unelte de import care face transferul efectiv din fisierele de transfer în structurile de date interne ale aplicatiei Clarvision. Scopul migrarii de date este acela de a usura procesul de implementare al aplicatiei Clarvision, prin preluarea automata a datelor din fisierele .XLS.

Dupa migrarea datelor în Clarvision, se fac o serie de verificari ale datelor preluate, cu ajutorul unor liste elaborate de Clarvision. Aceste liste sunt: Balanta de verificare analitica, Situatie solduri, Fisa analitica de valori materiale, Situatia valorica a imobilizarilor, Situatie facturi în sold, Fisa cont analitica a avansurilor de trezorerie.

Seful de proiect EBS împreuna cu seful de proiect de la client programeaza cursurile si persoanele care vor participa, precum si identificarea utilizatorilor cheie pentru fiecare modul în parte.

În acest moment consultantii EBS sunt gata sa instruiasca utilizatorii finali. Aceasta instruire ofera oportunitatea adaptarii sistemului la cerintele lor practice de lucru.

Pe baza manualelor de cursuri existente, utilizatorii finali ai sistemului Clarvision vor începe etapa de instruire. Instruirea personalului se va face de catre traineri specialisti din cadrul EBS, pentru fiecare modul în parte.

Instruirea poate sa fie etapizata în functie de pregatirea informatica si rolul fiecarui utilizator în organizatia clientului. Astfel, se pot identifica doua grupe de utilizatori: key useri (persoane calificate care trebuie sa aiba o imagine de ansamblu asupra întregii aplicatii, sau asupra unor procese principale) si end useri - utilizator / activitate desfasurata.

Pe lânga aceste grupe de utilizatori exista un administrator de sistem care trebuie instruit la nivel de gestionare a bazelor de date.

Scopul acestei etape este de acomodare a utilizatorilor finali cu modul de functionare si cerintele sistemului Clarvision în functie de specificul activitatii clientului.

La sfârsitul perioadei de instruire, trainerii EBS vor evalua fiecare cursant în parte, tinând cont de anumite grile prevazute în "Documentatia de evaluare a cursantilor".

În paralel cu aceasta etapa se va desfasura si instalarea la client a unei versiuni pentru testare. Scopul acestei instalari este ca utilizatorii sa poata exersa pe aceasta baza de date cunostintele dobândite la cursuri, pentru a fi cât mai bine pregatiti în lucrul "on-line" cu sistemul Clarvision.

Primul pas de verificare a datelor se face de catre consultantii functionali ai echipei EBS, iar al doilea pas se face de catre client la instalarea sistemului.

Terminarea preluarii datelor reprezinta un moment important în proiect. Comitetele de supervizare se întrunesc pentru a discuta starea implementarii, urmatoarele etape si schimbarea planului de proiect daca este cazul, acesta constituind un punct important în agenda de lucru.

Implementarea prototipului se face o data cu instalarea versiunii de lucru a sistemului Clarvision, pentru a ne asigura ca sistemul îndeplineste cerintele activitatii clientului si specificatiile de proiectare. Documentatia de implementare face parte din aceasta etapa.

Înainte ca proiectul sa ajunga la termenul limita are loc o sedinta a comitetelor de supervizare. Când consultantii EBS au predat sistemul clientului, echipa de Hotline EBS preia responsabilitatea de a ajuta clientul si de a-l asista pe acesta în orice probleme care ar putea sa apara în viitor.

Instalarea finala este obiectivul ultim al fiecarui proiect de implementare. Toate activitatile, începând cu Analiza cerintelor afacerii din prima etapa a procesului de implementare conduc catre aceasta etapa, în cadrul careia clientul utilizeaza sistemul Clarvision si îsi gestioneaza independent procesele si activitatile zilnice.

Premergator validarii sistemului Clarvision are loc functionarea în paralel a acestuia, pe o perioada determinata de timp, cu programul informatic utilizat anterior.

Exista câteva optiuni pentru validarea sistemului Clarvision. Acestea pot merge de la o derulare complet paralela, la o comparatie a noului sistem cu cel vechi pe o perioada de timp specificata, sau la verificarea tuturor tranzactiilor cu documentele primare aferente unei anumite perioade.

Încheierea procesului de implementare este un moment deosebit de important în proiect. O prima etapa de validare a sistemului a fost efectuata prin intermediul cursurilor.

În cadrul acestei etape se valideaza sistemul din punctul de vedere al functionalitatilor.Alegerea optiunii privind validarea sistemului tine de dorinta clientului de a desfasura aceasta activitate.

Proiectul de implementare a Clarvision nu se încheie aici, el continuând pentru înca o perioada delimitata, cu scopul de a garanta deplina satisfactie a clientului. În aceasta perioada EBS va derula o procedura de control calitativ care sa ateste daca implementarea a fost realizata cu respectarea normelor calitative si a procedurilor standard.

La 6 luni de la predarea sistemului Clarvision, se va verifica nivelul de satisfactie a clientului fata de sistem . Nivelul de satisfactie se va evalua cu ajutorul unor "Chestionare de satisfactie".