Orice proiect de anvergură care generează schimbări organizaţionale trebuie susţinut printr-un management bine fundamentat. Metodologia standard de implementare pe care o practicăm prespune parcurgerea următorilor paşi, care urmează a fi detaliaţi de către echipa comună (reprezentanţii Dumneavoastră – reprezentanţii EBS) de implementare:

Rezultat: clientul este pregătit să utilizeze efectiv sistemul integrat în activităţile sale şi să îl exploateze în vederea obţinerii celor mai bune rezultate.

În urma specificaţiilor trimise beneficiarului, acesta stabileşte structura echipei de proiect care va lucra împreună cu echipa EBS pe tot parcursul derulării procesului de implementare. Rolurile şi responsabilităţile diferiţilor participanţi la proiect sunt evidenţiate pe măsura planificării resurselor.

Şedinţa de demarare a proiectului trebuie să aibă loc în cel mult 30 de zile de la semnarea contractului de vânzare-cumpărare. Desfăşurarea şedinţei are la bază "Ghidul de desfăşurare a şedinţei de demarare a proiectului de implementare", în care regăsim teme de discuţie referitoare atât la procesul de implementare, cât şi la colaborarea dintre EBS şi client. Şedinţa de demarare a proiectului de implementare are loc la sediul clientului.

Este format un comitet de supervizare EBS şi un comitet de supervizare al clientului, prin implicarea activă a reprezentanţilor cheie EBS şi a reprezentanţilor cheie ai clientului. Rolul acestor comitete este de a monitoriza întregul proces de implementare şi de a interveni şi lua măsuri pentru evitarea sau rezolvarea problemelor apărute.

Analiza preliminară va avea la bază un "Ghid de desfăşurare a analizei preliminare", care va conţine problemele ce trebuie abordate în cadrul analizei pentru obţinerea informaţiilor pe baza cărora sistemul Clarvision va fi modelat în funcţie de specificul activităţii clientului. Cu ajutorul informaţiilor obţinute în urma analizei preliminare, echipa EBS va elabora "Planul de proiect".

În etapa de organizare a proiectului se stabilesc obiective specifice, realiste şi definite în timp. Elaborarea unei variante grafice (tip calendar) a timpilor alocaţi etapelor stabilite în cadrul proiectelor ajută la conştientizarea mai bună de către membrii echipei a termenelor stabilite. Pregătirea unui plan de proiect care îndeplineşte cerinţele şi stabileşte ritmul întregului proiect este un efort de echipă, în care iniţiativa aparţine echipei EBS iar rezultatul final este stabilit de echipa clientului.

Planul poate fi modificat în timp, datorită elementelor neprevăzute care pot apare în procesul de implementare, astfel că o administrare eficientă a acestuia este absolut necesară pentru reuşita întregului proces.

Planul de proiect se întocmeşte de către şeful de proiect din partea EBS şi este supus aprobării şefului de proiect de la client.

Pe baza "Ghidului de desfăşurare a analizei detaliate", echipa clientului va pune la dispoziţia echipei EBS documentele cerute, şi tot în baza acestuia se va desfăşura analiza în detaliu a proceselor economice identificate în cadrul analizei preliminare.

Ghidurile de pregătire pentru analiza detaliată vor fi înmânate Clienţilor pentru a fi completate cu informaţiile cerute, precum şi cu exemple de rapoarte utilizate de Client în cadrul proceselor detaliate. Acestea vor reprezenta baza de discuţie pentru analiza detaliată.

Procesele de afaceri existente la client sunt supuse unei analize detaliate.

Obiectivul etapei de analiză detaliată este definirea modului de lucru cu noul sistem. Procesele economice identificate, paşii procesului tehnologic şi legăturile interdepartamentale sunt analizate cu atenţie pentru a dezvolta o metodă de lucru logică şi omogenă.

La sfârşitul fazei de stabilire a modului de lucru cu sistemul se revizuiesc problemele nerezolvate şi se analizează eventuala necesitate de modificare a Planului de proiect. Schimbarea controlului poate avea loc în orice moment pe parcursul derulării proiectului, dar în acest moment al implementării acordăm o atenţie deosebită tuturor problemelor existente.

Consultanţii tehnici EBS verifică interfaţa astfel încât să corespundă cu recomandările făcute în cadrul analizei preliminare. În urma acestei verificări se face instalarea MS SQL Server.

Consultanţii tehnici EBS verifică structura hardware şi software astfel încât să corespundă cu recomandările făcute în cadrul analizei preliminare. În urma acestei verificări se face instalarea MS SQL Server.

În urma instalării MS SQL Server, se va instala sistemul Clarvision atât pe server cât şi pe staţiile de lucru.

În urma analizării legăturii existente la client se va propune o variantă de legătura la distanţă (prin modem sau prin provider de Internet).

EBS pune la dispoziţia clienţilor formatul fişierelor pentru migrarea datelor precum şi informaţiile pe care trebuie să le conţină acestea. Completarea fişierelor de migrare cade în sarcina clienţilor. Verificarea fişierelor este în sarcina echipei EBS. Echipa EBS verifică modul în care au fost completate fişierele de migrare, dacă s-a respectat formatul şi conţinutul informaţiilor.

Această verificare este pasul anterior procesului de migrare a datelor.

Odată ce aceste fişiere de migrare sunt completate cu datele din aplicaţia veche, verificate de echipa EBS, acestea sunt prelucrate cu ajutorul unei unelte de import care validează datele care vor urma să fie migrate şi care face transferul efectiv din fişierele de migrare în structurile de date interne ale sistemului Clarvision.

Modulul de migrare de date este integrat în sistemul Clarvision în modulul “Date de bază”. Migrarea datelor se face de către echipa EBS.

Şeful de proiect EBS împreună cu şeful de proiect de la client programează cursurile şi persoanele care vor participa, ocupându-se totodată şi de identificarea utilizatorilor cheie pentru fiecare modul în parte.

În acest moment consultanţii EBS sunt gata să instruiască utilizatorii finali. Instruirea se face pe module şi constă în prezentarea tuturor funcţionalităţilor existente în sistem cu insistare pe cele care se vor folosi de către client.

Pe baza manualelor de cursuri existente, utilizatorii finali ai sistemului Clarvision vor începe etapa de instruire. Instruirea personalului se va face de către traineri specialişti din cadrul EBS, pentru fiecare modul în parte.

Instruirea poate să fie etapizată în funcţie de pregătirea informatică şi rolul fiecărui utilizator în organizaţia clientului. Astfel, se pot identifica două grupe de utilizatori: key useri (persoane calificate care trebuie să aibă o imagine de ansamblu asupra întregii aplicaţii, sau asupra unor procese principale) şi end useri – utilizatori care desfăşoară activităţi specifice.

Pe lângă aceste grupe de utilizatori există un administrator de sistem care trebuie instruit la nivel de gestionare a bazelor de date.

Scopul acestei etape este de acomodare a utilizatorilor finali cu modul de funcţionare şi cerinţele sistemului.

Primul pas de verificare a datelor se face de către echipa EBS, iar al doilea pas se face de către client la instalarea sistemului. Validarea de către client a modului în care s-au importat datele este momentul în care startul productiv poate avea loc fără întârziere.

Terminarea preluării datelor reprezintă un moment important în proiect. Importanţa datelor de intrare în sistem este majoră pentru derularea eficientă a gestionării activităţii clientului cu sistemul.

Instalarea finală este obiectivul ultim al fiecărui proiect de implementare. Toate activităţile, începând cu analiza cerinţelor afacerii din prima etapă a procesului de implementare conduc către această etapă, în cadrul căreia clientul utilizează sistemul Clarvision şi îşi gestionează independent procesele şi activităţile zilnice.

Implementarea modului de lucru cu sistemul se face odată cu instalarea versiunii de lucru a sistemului Clarvision, pentru a ne asigura că sistemul îndeplineşte cerinţele activităţii clientului şi specificaţiile de proiectare. Consultanţii EBS sunt la dispoziţia utilizatorilor pe parcursul derulării etapei de start productiv pentru a-i ajuta în utilizarea productivă a acestuia.

Există câteva opţiuni pentru validarea sistemului Clarvision. Acestea pot merge de la o derulare complet paralelă, la o comparaţie a noului sistem cu cel vechi pe o perioadă de timp specificată, sau la verificarea tuturor tranzacţiilor cu documentele primare aferente unei anumite perioade.

Consultanţii EBS acordă asistenţă clientului în rezolvarea problemelor semnalate după începerea startului productiv.

Aceasta este etapa în care se aprofundează cunoştinţele dobândite la cursuri precum şi la startul productiv. În cadrul acestei asistenţe se include şi asistarea clientului în vederea închiderii primei luni cu sistemul.

După închiderea primelor 2 luni cu sistemul, şeful de proiect EBS constată utilizarea productivă a sistemului cu majoritatea modulelor achiziţionate. Începând cu luna următoare semnării actului constatator de utilizare productivă, clientul trece pe contractul de service urmând să beneficieze de toate prevederile acestui contract.

Când consultanţii EBS au predat sistemul clientului, echipa de Hotline EBS preia responsabilitatea de a ajuta clientul şi de a-l asista pe acesta în orice probleme care ar putea să apară în viitor.

Încheierea procesului de implementare este un moment deosebit de important în proiect. Această etapă are loc în momentul în care se utilizează productiv toate modulele achiziţionate în proporţie de aproximativ 90%.

Acesta este momentul în care procesul de implementare este în totalitate finalizat, clientul gestionând singur procesele cu ajutorul sistemului.

Evaluarea proiectului de implementare a sistemului Clarvision se face cu scopul de a identifica gradul de mulţumire al clienţilor. În această perioadă EBS va derula o procedură de control calitativ care să verifice dacă implementarea a fost realizată cu respectarea procedurilor standard.

La 6 luni de la predarea sistemului Clarvision, se va verifica nivelul de satisfacţie a clientului faţă de sistem. Nivelul de satisfacţie va fi evaluat cu ajutorul unor "Chestionare de satisfacţie".